Me conta aí …

Seja sincero (a) rsrsrsrsrs…

• Você localiza facilmente aquela roupa para sair? Como está a organização de seu guarda-roupa?
• Na cozinha, consegue achar os alimentos e utensílios rapidamente?
• Em sua mesa de trabalho e/ou home office, tem apenas o necessário para realização de suas atividades?

Se alguma resposta acima foi “não”, você precisa repensar a sua organização, para facilitar e agilizar seu dia a dia.

Sabemos que, a falta de organização e planejamento pode colocar tudo a perder e causar uma série de falhas, atrasos e desperdícios. E isso não é apenas em âmbito profissional não, na vida pessoal a organização faz toda a diferença.

Quem nunca teve que procurar um documento urgente em uma pilha de papeis na mesa do trabalho? Ou ficou por dias tentando lembrar de onde guardou um documento importante? Por não ter um local padronizado para guarda. Ou percebeu que guarda documentos desnecessariamente.

Em meio a tantos recursos disponíveis na vida ou mesmo nas organizações, é preciso aprendermos a utilizar destes recursos. É necessário ordená-los, limpá-los, conservá-los ou mesmo jogar fora ou reciclar estes recursos quando chegar o momento.

Por isso, cada vez mais pessoas e empresas têm apostado na metodologia 5S, um conjunto de sensos que visa mais segurança, produtividade e excelência no ambiente de trabalho e que pode ser facilmente aplicado no nosso dia a dia, na empresa, em nossos lares e para a vida.

O que é a metodologia 5S?

No fim da Segunda Guerra Mundial, o Japão se viu em cenário de destruição e fragilidade, precisando se reerguer rapidamente e da melhor maneira possível. Devido ao fim da guerra, os recursos eram escassos, portanto, não podiam errar, desperdiçar nada, precisavam fazer o melhor aproveitamento deles.

Assim, nasce a filosofia 5S, um pilar da qualidade, produtividade, eliminação de desperdícios, uso consciente. Inicialmente, usada na empresa Toyota, no chão de fábrica e logo virou um caso de sucesso e hoje, pode ser usado em empresas de diferentes segmentos, portes e até mesmo na nossa vida pessoal.

A aplicação eficaz dessa metodologia melhora o clima da organização, aumenta a produtividade e consequentemente a motivação dos colaboradores. E são divididas em 5 palavras de origem japonesa. Cada uma destas palavras busca despertar a atenção para um senso de responsabilidade. Sendo elas:

1. Seiri(整理) – Senso de Utilização

Eliminar o que não é útil separando o necessário do desnecessário e descartando o que for supérfluo.

O “S” Seiri representa o senso de utilização dos recursos. Assim como a folha de uma planta descarta a folha seca e sem utilidade, o mesmo deve acontecer com os recursos e materiais desnecessários ou inúteis.

Como primeiro passo, é preciso avaliar o que é realmente útil e o que deve ser eliminado. Ou seja, fazer um levantamento preciso das ferramentas, materiais e equipamentos de uma empresa a fim de descartar o que não agrega mais valor ou o que não está funcionando, mas apenas ocupando espaço. Esse princípio está relacionado a ideia base da metodologia 5S que é a eliminação do desperdício e dos excessos. Assim, o objetivo é otimizar ambientes e manter apenas o primordial.

2. Seiton(整頓) – Senso de Organização

Organizar o ambiente de trabalho arrumando as coisas nos seus lugares adequados para uso.

Os nutrientes são destinados de maneira natural para as diferentes regiões do corpo humano que destes necessitam. Na empresa e na vida, este raciocínio não é diferente. Nesta fase, é preciso colocar cada item em seu devido lugar. É interessante colocar ao alcance das mãos o que é mais usado no dia a dia.

A ordem do Seiton é: “o que não está classificado não está organizado”.

3. Seisou(清掃) – Senso de Limpeza

Cuidar da limpeza e higiene do ambiente de trabalho.

O senso de limpeza deve despertar uma atenção especial tanto para o aspecto pessoal, da aparência, quanto do ambiente de trabalho e para as atividades. Quanto menos sujeira no ambiente de trabalho e quanto mais atenção a melhorar o que já está limpo, melhor. As pessoas que deixam rastro de sujeira por onde passam estão na contramão do senso de limpeza.

Um bom exemplo de como o senso de limpeza pode influenciar as pessoas é olharmos para o metrô de São Paulo. Embora todos os dias passem milhares de pessoas por lá, o local é limpo e muitas pessoas falam: “no metrô não se pode jogar papel no chão” (como se outros lugares pudessem!). No início das atividades do metrô, os dirigentes foram rígidos com relação a pintura de paredes pichadas, com tinta deteriorada e com relação a limpeza. Esta iniciativa impactou fortemente na cultura de milhares de pessoas que usam deste meio público.

4. Seiketsu(清潔) – Senso de Padronização e Saúde

Elaborar padrões e procedimentos a serem seguidos em relação ao definido nos 3S anteriores (utilização, organização e limpeza).

Após a faxina (implementação do Seiri, Seiton e Seiso), é preciso “tornar comum” a cultura, incorporar os valores e normas de comportamento. Geralmente, são criadas regras para manter o que foi conquistado e a organização investe na conscientização destas normas.

Não é simples manter os níveis atingidos, mas nesta fase é muito importante tornar estas rotinas e atribuições de tarefas viáveis e realizáveis.

5. Shitsuke(躾) – Senso de Autodisciplina

Incorporar no dia a dia os padrões e procedimentos definidos se comprometendo em manter os sensos na rotina de trabalho. O objetivo é monitorar, controlar e manter a disciplina para que todos os 5s sejam aplicados continuamente.

Por fim, o senso de autodisciplina aponta para o novo estilo de vida que será adotado na organização e que fará parte de sua cultura, estimulando, desse modo, outros hábitos e condutas.

A metodologia 5S precisa ser compreendida como uma filosofia de vida e de trabalho, se for encarada como um dever, obrigação, o resultado será somente para aquele momento da implantação. Quando compreendida por todos, a ferramenta oferecerá resultados a médio e longo prazo e beneficiará a qualidade de vida de todos os envolvidos melhorando os resultados da organização.

Equipe da Qualidade