Desde o agendamento de consultas até o retorno de exames, a gestão de qualidade em saúde envolve a relação entre médico e paciente de forma intensa. Afinal, durante todo esse processo, é fundamental que a experiência de quem está sendo atendido seja a melhor possível em todos os sentidos. 

Para organizar essa logística de serviço, algo tão subjetivo, muitas vezes precisamos de metodologias que ajudem e mapeiem cada procedimento para tornar as tarefas ainda mais otimizadas e garantir a qualidade e padronização do trabalho.

Lembrando que a escolha e utilização de uma metodologia para gestão de qualidade vai depender das necessidades de cada equipe e local de trabalho.

Quais são as principais metodologias de gestão de qualidade em saúde?

Círculos de Controle de Qualidade (CCQ)

O CCQ foi criado no Japão na década de 60 e consiste na criação de um grupo de voluntários dentre os funcionários que se responsabiliza por identificar possíveis melhorias que possam ser aplicadas e conduzir atividades de controle de qualidade. Dessa forma, podem reduzir custos, eliminando desperdício e evitando retrabalho; melhorar atendimento, reduzindo falhas e garantindo padronização; e capacitar lideranças. 

Lean manufacturing

Desenvolvida por Taiichi Ohno, antigo engenheiro da Toyota, essa metodologia prevê aumento de qualidade e eficiência por meio da eliminação ou redução de desperdícios e erros em pontos como:

Transporte: seja no transporte de medicamentos, equipamento, estoque e qualquer outro produto necessário em uma clínica, investir em rotas inteligentes e armazenamento hospitalar evitam esse ponto fraco. 

Inventário: um produto tão frágil como um medicamento exige um controle rigoroso para evitar que estoques inteiros passem da validade e sejam jogados no lixo. 

Movimentação: assim como os medicamentos, é importante evitar a movimentação desnecessária de funcionários e pacientes para criar uma padronização eficiente.

Espera: seja o tempo de espera dos pacientes para triagem e consultas ou do médico para liberação de uma sala, cronometrar e entender o tempo de cada etapa do processo ajuda a otimizar o processo.

Produção ou processamento excessivo: exames repetidos, rotinas desnecessárias, documentos preenchidos mais de uma vez ou pedir a mesma informação em diversas etapas podem tornar o processo mais lento e cansativo.

Defeitos: quando pensamos na área de saúde, os erros podem ter consequências graves, por isso é importante ficar atento a falta de material, medicações erradas e qualquer ponto crucial.

Matriz SWOT

Conhecida na área do Marketing, a análise SWOT permite montar um panorama para identificar as Forças (S), Fraquezas (W), Oportunidades (O) e Ameaças (T) de qualquer empresa. Ao compreender todos esses fatores externos e internos à clínica, é possível fazer uma gestão de qualidade que relacione as características do negócio e como pode se aproveitar e proteger das situações de mercado que os cerca.

PDCA

A sigla em inglês dessa metodologia foca na melhoria contínua, controle de processos e solução de problemas em quatro fases:

Planejar (P): com estratégia, a primeira etapa é escolher os processos e atividades que precisam de melhoria e elaborar medidas claras e executáveis; 

Fazer (D): hora de implementar o plano e acompanhar seu progresso;

Checar (C): é o momento de analisar os resultados da execução e, se for preciso, reavaliar o planejamento para garantir a eficiência das rotinas e poder ajustar baseado na realidade cotidiana das equipes;

Agir (A): caso tenha sucesso, o novo processo precisa ser documentado e transformado em um padrão.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta de qualidade que ajuda a enxergar causas dos problemas ao analisar todos os fatores de um processo. Para determinar o que exatamente está afetando seu progresso, deve-se focar em seis pontos: Materiais, Meio ambiente, Mão de obra, Máquina, Método e Medida. 

Em cada um, é importante se questionar se estão nas conformidades exigidas, o que pode estar atrapalhando interna e externamente, a forma de uso, como as pessoas estão reagindo a isso e se é preciso alterar algo em cada área.

GED

O GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é uma área de administração que foca em economia e eficácia do uso das documentações, assegurando que as informações estejam no lugar e hora certa na mão das pessoas certas com o menor custo possível.

Com tecnologia, a área de saúde consegue se beneficiar muito de métodos assim para organização de documentos e informações, considerando o volume enorme de dados que uma clínica precisa manusear, desde o transporte de medicamentos, armazenamento hospitalar, receitas, exames e histórico geral de todos que passaram ali. Assim, é possível ganhar em agilidade, segurança, otimização e produtividade.

5W2H

A ferramenta 5W2H funciona como uma espécie de checklist administrativo de prazos e responsabilidades que pode tornar os processos mais eficientes e claros para todos envolvidos. Definem-se, para isso, sete perguntas:

• What (O quê?); 
• Where (Onde?); 
• When (Quando?); 
• Why (Por quê?); 
• Who (Quem?); 
• How (Como?); 
• How much (Quanto?)

Como pode ver, existem inúmeras formas de identificar problemas, avaliar soluções e adaptar processos para encontrar melhorias que facilitem a gestão de qualidade em saúde com tecnologia e estratégia ao seu lado. 

Aqui na RV Ímola, buscamos constantemente experimentar novas maneiras de diminuir custos e melhorar a experiência de nossos clientes, investindo em inovações como a Logimat, sistemas como o Qualyteam para gerenciar o Sistema de Gestão da Qualidade, ou aprimorando nosso gerenciamento de risco com treinamentos para colaboradores. Afinal, quando o assunto é saúde, todo cuidado é pouco.

Por Adriana Oliveira